Code of Conduct / Supplier Code of Conduct

Anwendungsbereich

Die Richtlinie gilt für das gesamte Unternehmen der office people Personalmanagement GmbH.

Umsetzung/Zielgruppe

Für die Umsetzung der Richtlinie ist die Geschäftsführung zuständig. Zielgruppe der Richtlinie sind alle Angestellten der office people Personalmanagement GmbH sowie Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) und sonstige Dritte.

WesentlicheRegelungsinhalte

· Verbindlicher, ethischer Rahmen während der Geschäftstätigkeit für alle Angestellten und Dritten · Mindeststandards für die Geschäftsbeziehungen mit Geschäftspartnern sowie den Umgang miteinander · Erforderliche Sorgfaltspflichten · Präventionsmaßnahmen · Umgang mit Interessenskonflikten.

Ansprechpartner

· Geschäftsleitung der office people Personalmanagement GmbH

Code of Conduct / Supplier Code of Conduct – Verhaltenskodex der office people Personalmanagement GmbH

“Wir handeln gemeinsam – für morgen!”

Die office people Personalmanagement GmbH zählt zu den führenden Personaldienstleistern in Deutschland und ist rein auf organisches Wachstum ausgerichtet. Aufgrund unserer jahrelangen Expertise bringen wir täglich tausende Menschen mit unserem weit verzweigten Kundennetz zusammen. Derzeit beschäftigen wir über 9.000 Mitarbeiter*innen an über 100 Standorten deutschlandweit. Wir haben den Anspruch, deutschlandweit erste Wahl für Kunden und Arbeitnehmer zu sein.

office people bietet ein umfangreiches Dienstleistungsportfolio u. a. in den Bereichen Arbeitnehmerüberlassung, Personalvermittlung, Master Vendor- und On Site-Management sowie Temp 2 Perm und EU-Recruiting in den Branchen Lager und Logistik, Handwerk, Produktion, Automotive, Aviation und vieler weiterer Branchen an. Dabei bieten wir eine sichere und motivierende Arbeitsumgebung, pflegen vertrauensvolle, transparente und gesetzes- und regelkonforme Geschäftspraktiken und leisten damit einen positiven Beitrag.

Wir sind uns der Verantwortung bewusst, die wir aufgrund unserer Tätigkeit haben. Daher haben wir für uns selbst strenge ethische Grundsätze aufgestellt, die uns bei unseren Geschäften leiten.

Wir erwarten von unseren Mitarbeitern und Geschäftspartnern, dass sie ihrem Handeln dieselben ethischen Grundsätze zugrunde legen. Aus diesem Grund hat office people diesen Verhaltenskodex erarbeitet, der Mindeststandards für die Geschäftsbeziehungen mit Geschäftspartnern setzt.

Inhalt

1. Gesetze und ethische Standards
2. Kinderarbeit
3. Zwangsarbeit
4. Vergütung und Arbeitszeit
5. Vereinigungsfreiheit und Tarifverhandlungen
6. Vielfalt und Inklusion
7. Arbeitsschutz
8. Datenschutz, Informationssicherheit und Offenlegung von Informationen
9. Bestechung und Korruption
10. Geldwäsche und Finanzaufzeichnungen
11. Freier Wettbewerb
12. Interessenkonflikte
13. Umwelt
14. Respekt und Sorgfaltspflicht
15. Engagement für die Gemeinschaft
16. Planung der betrieblichen Kontinuität
17. Meldung von Unregelmäßigkeiten
18. Kontinuierliche Verbesserung

1. Gesetze und ethische Standards

Die Mitarbeiter von office people sowie Geschäftspartner halten sämtliche für ihr Unternehmen geltenden Gesetze ein und unterstützen die Grundsätze des Globalen Pakts der Vereinten Nationen („United Nations Global Compact“), der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte („UN Universal Declaration of Human Rights“), der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte („UN Principles on Business and Human Rights“), der OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen („OECD Guidelines for Multinational Enterprises“) sowie der Erklärung der International Labor Organization über grundlegende Prinzipien und Rechte bei der Arbeit („1998 International Labor Organization Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work”) in Übereinstimmung mit nationalen Gesetzen und Gepflogenheiten. Dies gilt insbesondere für:

2. Kinderarbeit

Die office people Personalmanagement GmbH und seine Geschäftspartner beschäftigen keine Kinder unter dem gesetzlichen Mindestbeschäftigungsalter im jeweiligen Land oder der jeweiligen Rechtsordnung. Sie legen ein Mindestarbeitsalter von 15 Jahren fest, auch wenn die Beschäftigung jüngerer Kinder nach den lokalen Regelungen rechtlich zulässig ist. Beschäftigte unter 18 Jahren verrichten Arbeiten nur gemäß den gesetzlichen Anforderungen ihres Beschäftigungslandes (z. B hinsichtlich der Arbeitszeiten und -bedingungen) und unter Beachtung der Anforderungen hinsichtlich Bildung und Ausbildung. office people hat sich dazu entschieden keine Beschäftigten unter 18 Jahre anzustellen.

3. Zwangsarbeit

Es wird keinerlei Zwangsarbeit, Schuldknechtschaft, unfreiwillige Arbeit oder moderne Formen der Sklaverei genutzt. Arbeit muss stets freiwillig geleistet werden. Beschäftigten muss gestattet werden, die Kontrolle über ihre Ausweispapiere zu behalten (z. B. Reisepass, Arbeitserlaubnis oder jedes andere persönliche Rechtsdokument). Die office people Personalmanagement GmbH und seine Geschäftspartner stellen sicher, dass Beschäftigte während der gesamten Einstellungsphase und Beschäftigungsdauer keine Gebühren oder sonstigen Zahlungen leisten, um beschäftigt zu werden.

Dabei sind sie für die Zahlung aller rechtlich verbindlichen Gebühren und Ausgaben (z. B. Lizenzen und Abgaben) verantwortlich, die ggf. im Zusammenhang mit seinen Beschäftigten anfallen. Bestrafung, psychischer und/oder physischer Zwang sowie jede andere Form des Menschenhandels sind verboten. Disziplinarische Richtlinien und -Maßnahmen sind eindeutig festzulegen und den Beschäftigten mitzuteilen.

4. Vergütung und Arbeitszeit

Es werden alle national geltenden Gesetze und verbindlichen Branchenstandards zu Arbeitszeiten, auch hinsichtlich Überstunden, Pausen und bezahltem Erholungsurlaub eingehalten. Ihre Beschäftigten werden gemäß dem lokalen Mindestlohngesetz und den geltenden Tarifverträgen sowie in Übereinstimmung mit den Branchenstandards bezahlt. Der Geschäftspartner sowie office people bezahlen die Beschäftigten fristgerecht und informieren diese verständlich und eindeutig über die Grundlagen, nach denen sie bezahlt werden.

5. Vereinigungsfreiheit und Tarifverhandlungen

Die Beschäftigten müssen die freie Entscheidung haben, ohne Bedrohung oder Einschüchterung einer Gewerkschaft/ Arbeitnehmervertretung ihrer Wahl beizutreten oder dies nicht zu tun. Der Geschäftspartner und office people erkennen an und respektieren das Recht, Tarifverhandlungen zu führen gemäß den lokal anwendbaren Gesetzen.

6. Vielfalt und Inklusion

Wir und unsere Geschäftspartner fördern eine Arbeitsumgebung, die Inklusion ermöglicht und in der die Vielfalt seiner Beschäftigten geschätzt wird. Wir bekennen uns zur Chancengleichheit und diskriminieren niemanden aufgrund von Geschlecht, ethnischer und nationaler Herkunft, Rasse, Hautfarbe, Religion, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung oder Identität oder weiterer, gesetzlich geschützter Merkmale oder werden eine solche Diskriminierung nicht tolerieren.

7. Arbeitsschutz

Wir erwarten von uns und unseren Geschäftspartnern, dass eine Umsetzung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes auf hohem Niveau angestrebt wird, indem ein für das Unternehmen angemessenen Ansatz für Gesundheits- und Sicherheitsmanagement angewendet wird. Es werden die geltenden Arbeits- und Gesundheitsschutzbestimmungen eingehalten und für ein sicheres und gesundheitsförderliches Arbeitsumfeld gesorgt, um die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu erhalten, Dritte zu schützen und Unfälle, Verletzungen sowie arbeitsbedingte Erkrankungen zu vermeiden. Dies umfasst regelmäßige Risikobewertungen der Arbeitsplätze und die Umsetzung geeigneter Gefahrenabwehr- und Vorsichtsmaßnahmen, einschließlich der Bereitstellung geeigneter persönlicher Schutzausrüstung (PSA).

8. Datenschutz, Informationssicherheit und Offenlegung von Informationen

Wir halten die anwendbaren Gesetze und Regelungen zum Datenschutz, einschließlich dem Schutz personenbezogener Daten, z. B. die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ein. Dies gilt insbesondere hinsichtlich personenbezogener Daten von Kunden, Verbrauchern, Beschäftigten und Aktionären. Es werden bei der Erfassung, Aufzeichnung, Aufbewahrung (einschließlich des Hostings), Verarbeitung, Übertragung, Nutzung oder Löschung personenbezogener Daten alle genannten Anforderungen beachtet. Die für Geschäftspartner geltenden Anforderungen hinsichtlich der Informationssicherheit in Bezug auf Daten, die ihnen während und nach ihrer Zusammenarbeit mit office people anvertraut werden, basieren auf internationalen Standards wie dem Leitfaden für Informationssicherheitsmanagement. Dabei wird die Schutzbedürftigkeit von Vertraulichkeit, die Integrität und die Verfügbarkeit der Daten berücksichtigt.

9. Bestechung und Korruption

Wir halten sämtliche geltenden nationalen und internationalen Antikorruptionsgesetze und -regelungen ein und bieten, gewähren und akzeptieren kein Geld oder sonstige Vorteile (weder direkt noch indirekt), um amtliche Handlungen unzulässig zu beeinflussen oder sich einen unzulässigen Vorteil zu verschaffen, mit dem Ziel, eine Geschäftstätigkeit zu veranlassen oder zu erhalten. Dies gilt auch für sogenannte Beschleunigungszahlungen oder andere Vorteile, die Amtsträgern für routinemäßige Entscheidungen, die kein Ermessen zulassen, gewährt werden.

10. Geldwäsche und Finanzaufzeichnungen

Sowohl office people als auch seine Geschäftspartner halten alle geltenden Gesetze und Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche ein und führen Finanzaufzeichnungen sowie Berichtserstellungen gemäß den geltenden Gesetzen und Regelungen.

11. Freier Wettbewerb

Wir halten geltende Wettbewerbs- und Kartellgesetze ein.

12. Interessenkonflikte

Bei einem Interessenkonflikt liegt ein persönliches bzw. finanzielles Interesse, eine geschäftliche oder persönliche Handlung bzw. Beziehung, ein früheres bzw. aktuelles Beschäftigungsverhältnis oder eine Verpflichtung vor, welche/s die Fähigkeit zur objektiven Erfüllung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten beziehungsweise die Unabhängigkeit und Objektivität beeinträchtigen kann. Zu solchen Interessenkonflikten zählen kritische Beziehungen wie Verwandtschaft oder Schwägerschaft, Partnerschaft, Investitionen in eine Geschäftspartnerschaft oder Wettbewerber.

13. Umwelt

Die office people Personalmanagement GmbH und seine Geschäftspartner halten alle geltenden Umweltgesetze, -regelungen und -standards ein und unterhalten ein effizientes System zur Identifizierung und Beseitigung potenzieller Umweltgefahren. Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie dem Umwelt- und Klimaschutz in ihrer eigenen betrieblichen Tätigkeit angemessen Rechnung tragen.

14. Respekt und Sorgfaltspflicht

Alle Beteiligten handeln und interagieren untereinander mit Respekt und in gutem Glauben. office people und Geschäftspartner nutzen ihnen anvertrautes Eigentum und Ausrüstung mit der gebotenen Sorgfalt, so als handele es sich um ihr Eigentum.

15. Engagement für die Gemeinschaft

office people ermutigt Geschäftspartner, ihren lokalen Gemeinschaften etwas zurückzugeben und sich an Initiativen und Aktivitäten zu beteiligen

16. Planung der betrieblichen Kontinuität

Wir treffen Vorsorgemaßnahmen im Falle von Störungen seiner Geschäftstätigkeit (z. B. Naturkatastrophen, Terrorismus, Störungen der Lieferkette, Ausbrüche übertragbarer Krankheiten – Epidemien oder Pandemien-, Informationssicherheitsprobleme, Cyberangriffe). Die Vorsorgemaßnahmen beinhalten insbesondere Geschäftskontinuitätspläne, um die Mitarbeiter und die Umwelt vor den Auswirkungen eventueller ernsthafter Störungen im Bereich der Geschäftstätigkeit zu schützen.

17. Meldung von Unregelmäßigkeiten

office people ermutigt jede/n, der/die Verstöße oder den Verdacht eines Verstoßes gegen die Bestimmungen dieses Verhaltenskodex melden möchte, eine E-Mail an muenster@office-people.de zu senden.

18. Kontinuierliche Verbesserung

Wir ermutigen unsere Kunden und Lieferanten uns proaktiv innovative Ideen zu unterbreiten, die zu weiteren sozialen, wirtschaftlichen oder ökologischen Verbesserungen beitragen. Die office people Personalmanagement GmbH schätzt den offenen Austausch neuer Ideen und ist bereit, neue Chancen gemeinsam mit seinen Kunden und Lieferanten zu untersuchen.

Münster, 27.02.2023 Mahmut Akköse

CEO, office people Personalmanagement GmbH